Kontor on surnud? Elagu kontor!

Prognoosid ei pea vett - vähemalt mitte alati

Ajal, mil Äripäevast võib lugeda pealkirja „Traditsiooniline kontor on jäädavalt minevik”, ütleb ülemaailmse disaini- ja konsultatsioonibüroo Gensler analüüs hoopis, et kõige edumeelsemad ettevõtted plaanivad oma kontoripinda lähiajal kasvatada.

Kontorist mitteloobumise kasuks räägib fakt, et enamik töötajaid ei taha täna teha 1:0 otsust töötamine kodus või kontoris. Aga eranditult kõik tahaks kasutada mõlema tööviisi eeliseid. Kaugtöö ei sobi kõigile. Otsus, kas ja kui suures mahus kaugtööd rakendada, peaks põhinema töö iseloomul, töötaja eelistustel ja võimekusel iseseisvalt tööd teha, toetades samal ajal ettevõtte eesmärkide saavutamist.

Mistõttu hoolimata tõigast, et paljud saavad ja tahavad vähemalt osa aega väljaspool kontorit töötada, on kontoril jätkuvalt omaette väärtus. Mitte ainult kooskäimise ja suhtlemise paigana, aga vägagi erinevate tööga seotud ülesannete täitmise kohana. Sest füüsilisel ruumil on oluline roll teadmiste ja infovahetuses ning uute ideede sünniloos. Uuringud on näidanud, et lõviosa tulemuslikkust parandavatest ideedest sünnivad siiski majasiseselt olukordades, kus erinevate osakondade töötajad juhuslike kohtumiste käigus mõtteid vahetavad. Sellised spontaanseid trehvamisi on virtuaalselt ütlemata keeruline luua.

Eesti ettevõtetega viimase 2 aasta kogemustest rääkides on joonistunud välja tegevused, mis on füüsiliselt koos tehes hoopis edukamad: tootearendus („me hakkasime kavandatud tempos liikuma alles siis, kui me jälle ümber laua kontoris kokku saime, ehkki me piirangute ajal kasutasime erinevaid virtuaalseid koostöökeskkondi“), strateegia ajurünnakud, keeruliste teemade arutelud, võimestamisega seotud tegevused. Ja ükskõik kui mahukaid koolitusi organisatsioonid oma töötajatele ka ei kavandaks, inimesed õpivad kolleegide tegemiste vaatlemisel vähemalt sama palju kui koolitustel. Varasuvises töötoas ütles üks noor asjalik inimene, et ta õppis nädalaga kontoris rohkem kui 4 kuuga katseaja jooksul, mil ta pidi töötama kodukontoris nagu kõik ülejäänud tiimikaaslased.

Seetõttu rändavad prognoosid, et kontor on „koht, kus üks juhuslik kohv võtta ja osaleda meeskonna üritusel”, ajaloo prügikasti, 1990. aastatel tehtud „traditsioonilised kontorid kaovad” ennustuste juurde. Mis ei tähenda, et kontorid ei muutu. Tegelikult muidugi ise ei muutugi, neid tuleb muuta, et mitte ajale jalgu jääda. Monotüüpne lahendus „töökoht = nimeline laud ja tool ning need töökohad on hulgikaupa sirgetes rivides, sest see on kõige pinnasäästlikum” peaks olema küll jäädavalt minevik, vähemalt ettevõtetes, kus inimesed ja tulemused on olulised. Loodusseadused – evolutsiooni protsessis ei jää elama vaid suuremad ja tugevamad isendid, vaid need isendid, kes suudavad kohanduda kõige paremini muutuvate oludega – kehtivad ka kontorite maailmas.

Kontori mitu nägu

Uus büroomaastik peab olema oluliselt mitmekesisem, kuid selle kavandamisel ei tule sihiks seada kontori oma joogaklubi ja kinosaali/meelelahutuskeskust. See oleks uuesti vana reha otsa astumine. 10-15 aastat tagasi proovis mitu ettevõtet Eestis oma naha peal järgi, mis juhtub, kui pakkuda kontoris nii ägedaid võimalusi ja teenuseid, et inimesed ei tahagi koju ega majast välja lõunale minna. Kodune elu kiskus päris paljudel töötajatel nii kiiva, et nad hakkasid maadlema terviseprobleemidega või lahkusid töölt, et oma peret hoida. Töö ja eraelu tasakaal on inimestele oluline ning tööandja ainult võidab, kui seda tasakaalu hoidmist toetab.

Hea kontori valem

Kindlat valemit, milline see uus büroomaastik olema peaks, me anda ei oska. Sest esiteks on organisatsioonid oma kultuuri ja eesmärkidega üksteisest erinevad. Teiseks me tegelikult tüpselt ei tea, kui suur on indiviidi ja kui suur tiimi panus tulemuste saavutamises. Töökeskkondi kavandades oleme lihtsalt tunnetuslikult kokku leppinud, mida ja kui suures mahus me soodustada tahame.

Küll tunduvad mõned põhimõtted olema universaalsed:

1. Soodusta juhuslikke kohtumisi
   Kohv/tee on uskumatult head jäämurdjad ja põnevate arutlelude käivitajad. Ja ärge unustage mugavat istumisnurka 2-3 inimese jaoks ning kiirete püstijala nõupidamiste võimaluste loomist. Mõnus diivan või ratastel tugitoolid on kontori hubasuse loomiseks pea kohustuslikud elemendid. Ainult ärge paigutage neid juhi kabineti ukse taha („me ei saa seal ju istuda ja tööjutte rääkida, ülemus äkki vaatab, et me tööd üldse ei tee“) ega vaikse töö alade kõrvale, kus jutustamine teisi segaks.
   
   
2. Eelista identiteeti anonüümsusele
   Hääd keskkonda ei saavuta ainult kontorit korporatiivvärvidesse võõbates ja temaatilist infograafikat kasutades. Inimesed valivad keskkonna, millega nad end identifitseerida saavad ja kliendijuttude taustaks on see identiteet ka väga sobiv valik.
   
   
3. Inimesed on erinevad
   Mõni eelistab avatumat ja elavamat töökeskkonda, mõni suletumat ja privaatsemat. Ka tööülesanded on erinevad, mille tulemuslikuks täitmiseks vajame me sobivaid olusid . Looge erineva iseloomuga töökohti ja julgustage inimesi valima kohta, mis tema hetke tuju ja ülesandega kõige rohkem sobib. Kindlasti ei tohi unustada vaikselt töötamise kohti. Sest legend sellest, et süvenemist vajavad tööülesanded kodus täidetakse, ei vasta tõele. Vähemalt meil Eestis mitte. Täiesti arvestatav osa inimesi tahab segamist mittesallivaid töid teha kontoris, sest kodus pole piisavalt vaikset kohta või on muud segajad.
   
   
4. Enamasti ei ole raske mitte lahenduste leidmine, vaid asjade ära tegemine
   Igasuguste muutuste toimumine viib paigast sissetöötatud rutiini, mis võib olla inimestele hirmutav ja vastupanu tekitav. Inimesed ei taha muutusi, millest nad ei saa aru või mis ei ole nendele kasulik. Juhtige muutusi teadlikult ja järjekindlalt, jagage infot, kaasake meeskond juba planeemisfaasis. Vastasel juhul võib tulemus olla soovitust hoopis erinev - statistika näitab, et ligi kolmveerand kõigist organisatsioonides ettevõetud ümberkorraldustest ei realiseeru oodatud tulemuslikkusega.