Jätkusuutlik hübriidtöö mudel: tasakaal kontori- ja kaugtöö vahel

Mõiste ‘töökoht’ on saanud märksa laiema tähenduse ning teinud viimase aastaga läbi suure muutuse. Kui varasemalt oleme peatunud rohkem kodukontori teemadel, siis sel korral heidame pilgu hübriidtöö vormile, mille rakendamine on sageli möödapääsmatu. Küll aga seisavad paljud tööandjad silmitsi väljakutsega toetada ning motiveerida oma kollektiivi sõltumata sellest, kus keegi parasjagu asub.

Suur hulk inimesi jätkab tõenäoliselt ka tulevikus kontori- ja kaugtöö kombineerimist. Seetõttu on oluline pöörata tähelepanu teguritele, mis aitavad juurutada ning kontrolli all hoida hübriidtöö mudelil baseeruvat töökorraldust. Juhtidel on märksa raskem tagada vajalik tugi kollektiivi heaolu, produktiivsuse ning vaimse tervise kaitseks distantsilt. Siinkohal anname mõned nõuanded, kuidas hoida igapäevased tegevused kontrolli all olukorras, kus kõik töötajad ei viibi regulaarselt samas keskkonnas.

Kuidas rakendada kollektiivis hübriidtöö võimalusi

Selged eeskirjad
Eduka töökorralduse saavutamiseks tuleb kollektiivselt paika panna reeglid ning kindlad ootused hübriidtöö tegijatele. Kas see tähendab kolme päeva nädalas kontoris ning kaht kaugtööl? Kas kohal tuleb viibida määratud nädalapäevadel või jääb valik töötajatele? Kas inimestelt oodatakse, et nad on kindlatel kellaaegadel kättesaadavad? Kõigi nende küsimuste vastused sõltuvad suuresti ettevõtte tegevusvaldkonnast või spetsiifilisemalt ametikohast. Juhtkonna kohtustus on võtta töökorralduslikes küsimustes selge seisukoht ning edastada sellekohane informatsioon kõigile osapooltele. Meie soovitus on kaasata kollektiiv otsustusprotsessi, et vältida võimalikke takistusi.

Eesmärk on tagada, et kõik meeskonnaliikmed oleks ühtviisi produktiivsed nii kontoris kui ka kaugtööl. Samuti on oluline vältida mis tahes tööseisakuid sõltumata sellest, kus keegi parasjagu viibib. Üks nõuanne on ajakava piisavalt varakult kogu meeskonnaga kooskõlastada, et paika panna kuupäevad ühistegevusteks, millega teaks kõik osapooled arvestada. Selle alla liigituvad kõik tegevused, nagu näiteks uute projektide algatamised, eelarvekoosolekud jms, mis eeldavad töötajate kokkusaamist. Planeerimisel on abiks veebirakendused, mis kindlustavad, et värskeim info on igal ajal kõigile kättesaadav. Seejärel saab asuda igaüks oma individuaalset töögraafikut koostama.

Uute tehnoloogiliste lahenduste rakendamine loob võimalusi
Kaugtöö osakaalu tõus on tinginud vajaduse kaasaegsete tehnoloogiliste lahenduste järele. Kõige algsemal tasandil tähendab see seda, et igale töötajale on kättesaadavad vajalikud seadmed tööülesannete täitmiseks sõltumata tema asukohast. Kuid laiemalt toob see kaasa vajaduse investeerida seadmetesse ja rakendustesse, mis loovad võimaluse reaalajas ning tõrgeteta suhelda, koosolekutel osaleda, projekte juhtida jne – seda põhimõtteliselt igast maailma otsast. Lisaks tuleb pöörata oluliselt suuremat tähelepanu küberturvalisusele.

Et toetada inimesi olukorras, kus kõik ei viibi regulaarselt ühes töökeskkonnas, tuleks leida sobivad rakendused, mis võimaldavad kiirelt ja mugavalt kokku leppida kohtumisi, edastada suuremahulisi faile, broneerida koosolekuruume või sooritada mis tahes argiseid tegevusi veebi vahendusel. Samas on oluline leida ettevõtte vajadusi hõlmavad tehnoloogilised lahendused, et hoida vajalik informatsioon võimalikult kompaktselt koos ning vältida segadusttekitavaid protsesse.

Loo ning hoia usalduslikke suhteid
Paljudes kollektiivides on ikka veel juurdunud pigem negatiivne suhtumine kaugtöösse, kuigi pandeemia on toonud rohkelt tõestusmaterjali selle kohta, et töötajad võivad olla väljaspool kontorit isegi produktiivsemad. Hübriidtöö mudeli rakendamise edukus sõltub paljuski sellest, kas ettevõtte sees toimub üleüldine mõttelaadi muutus. See eeldab, et juhtkonna ning töötajate vahelised suhted põhineksid rohkem vastastikusel usaldusel, mitte ei sõltuks niivõrd kohast ja ajast. Siinkohal ei piisa vaid paindliku tööaja kontseptsioonile viitamisest, määravaks saavad tegelikud sammud.

Üks levinumaid vigu on inimeste tähelepanuta jätmine, kuna nad ei ole koosolekute toimumise ajal kohal või oluliste otsuste langetamise juures. Samuti kiputakse soosima neid, kes veedavad rohkem aega kohapeal. Selle vältimiseks on oluline pakkuda ka juhtidele täiendkoolitusi, mis keskenduvad kaugtöörühmade toetamisele ja motiveerimisele.

Toeta neid, kes viibivad kaugtööl
Juhtidel on kohustus leida aega ka nende kolleegidega suhtlemiseks, kes viibivad kaugtööl, pöörates tavapärasest rohkem tähelepanu vaimsele tervisele. On oluline pöörduda inimeste poole nii individuaalselt, pakkudes neile võimalust arutada personaalseid tööülesandeid ning -probleeme, kui ka meeskonna tasandil. Ära unusta virtuaalset kommunikatsiooni kombineerida regulaarsete silmast-silma kohtumistega. Kaugtöörühmade puhul tuleb mõista paremini üksikisiku vajadusi ning olukordi, mis eeldavad tööandja poolt suuremat paindlikkust. Avatud ja kaasava olustiku loomine on võti eduka töökorralduseni ajal, mil otsekontaktid on piiratud.

Kohanda füüsilist töökeskkonda vastavalt olukorrale
Et toetada töökorraldust muutlikes oludes, tuleks vajadusel korraldada ümber ka kontoriruumid, seades esikohale võimalused koostöö ja kommunikatsiooni ladusaks toimimiseks. Üha olulisemad on erinevad koosoleku- ja ühistööruumid, mis pakuvad piisavalt paindlikkust töötada nii hajutatult kui ka rühmades. Tänuväärt on ka tööandjate poolne soov aidata inimestel sisustada ergonoomilisi kodukontoreid läbi väärt nõuannete, vajalike mööbliesemete või toetuste. Hinnates värske pilguga füüsilist töökeskkonda, IT-infrastruktuuri ning väljakutseid, millega seisavad igapäevaselt silmitsi töötajad, on võimalik edukalt rakendada hübriidtöö mudelit väga erinevates ettevõtetes.


Hübriidtöö eelised:

• Paljud töötajad ootavad tööandjalt kaugtöö võimalust ning on valmis seetõttu ka töökohta vahetama. Hübriidtöö on muutunud oluliseks osaks motivatsioonipaketist ning aitab meelitada oma ala spetsialiste.
• Organisatsioonis sisse seatud hübriidtöö mudel võimaldab palgata talente riigi või lausa maailma eri nurkadest.
• Paindlikum tööaeg tagab parema tasakaalu töö- ja eraelu vahel, tõstab heaolu ja vähendab stressi.
• Tõhus hübriidtöö mudelil baseeruv töökoht ei eelda, et kõik töötavad samas kohas ja samal ajal, mis loob võimaluse inimestel oma kohustusi täita just siis, kui nad on kõige produktiivsemad.
• Võimalus nii töötajal kui ka tööandjal ressursisäästlikumalt majandada. Näiteks saab töötaja hoida kokku nii raha kui ka aega, mis tavapäraselt kulub kontorisse jõudmiseks. Tööandjal on võimalik kontoripinda optimeerida ning leida kuluefektiivsemaid lahendusi.
• Hajutatus pärsib oluliselt erinevate nakkushaiguste levikut töökollektiivis, mis omakorda vähendab haiguslehel viibivate inimeste arvu.

Hübriidtöö mudeli rakendamisel:

• Kehtesta selged reeglid nii kaug- kui ka hübriidtöö rakendamiseks.
• Võimalusel paku tööaja ja -koha osas valikuvabadust, tee seda kasvõi osaliselt.
• Edenda avatud ja usalduslikku kommunikatsiooni töötajate ning juhtkonna vahel.
• Investeeri seadmetesse ja süsteemidesse, mis aitavad parandada kommunikatsiooni, koostööd ja küberturvalisust.
• Kohanda füüsiline töökeskkond vastavalt uuele olukorrale.
• Sea töötajate heaolu esikohale.

Väldi:

• Väldi nende töötajate soosimist, kes veedavad rohkem aega kontoris kohapeal.
• Väldi arusaama, et kontor on ilmtingimata koht, kus töötajad on kõige produktiivsemad.
• Väldi rangelt kohustuslikku tööaega, kui see on võimalik.
• Väldi “üks suurus sobib kõigile” lähenemisviisi.