Õige planeerimisega saavutad enamat

Uus aasta on alanud ning sellega koos algavad ka uued projektid. Planeerides oma tegevusi, keskendudes kindlale ülesandele ja mitte lastes end segada kõrvalistel teguritel, on tööpäev tegusam ja efektiivsem. Pakume välja 5 nippi, mis aitavad teil muuta oma tööpäeva tulemuslikumaks.

1. Planeeri oma aega – aga ära planeeri üle
Koosta endale reede pärastlõunal või esmaspäeva hommikul terve nädala üldine plaan, mis koosneb ülesannetest, mida on vaja nädala jooksul ära teha. Pane paika realistlikud eesmärgid, mida on ka võimalik täita. Kui seate liiga kõrged eesmärgid, siis on soovitud tulemust võimatu saavutada ning see viib alla nii motivatsiooni kui tahtejõu edasi tegutseda. Seejärel vaata üle erinevad ülesanded ning märgi üles, milliseid erinevaid tegevusi on vaja teha, et need ülesanded lahendada. Hea pidepunkt on märkida kalendrisse üles kõik tegevused, mis võtavad aega kauem kui 2 tundi. Nii on päevaplaan kogu aeg silme ees ja on näha, kui palju on aega tegeleda väiksemate ülesannetega.

Aga ära planeeri terve päeva ulatuses erinevaid tegevusi, jäta alati varuruumi. Iga päev juhtub ka plaaniväliseid asju, millega on vaja tegeleda. Või on olukord, mille tõttu ei ole võimalik osasid tegevusi eelnevalt planeeritud ajal teha. Jättes ajakavasse natukene mänguruumi, saad seda soovi korral muuta nii, et kogu plaani ei peaks ümber tegema.

2. Väldi samaaegselt mitme asjaga tegelemist
Kui meil on palju teha, siis kipume tegema erinevaid tegevusi ühel ajal lootes, et nii saab töö kiiremini tehtud. On olukordi, kus see töötab, aga tihtipeale võib selline tegevus viia olukorda, kus meil on päeva lõpuks palju lahtiseid otsi ja ei ühtegi lõpliku lahendust. Selle asemel on mõistlik seada tegevused tähtsuse järjekorda ning alustada sellest, mis on kõige pakilisem.

3. Eemalda kõrvalised tegurid
Kui sul on vaja keskenduda ning töö kindlaks ajaks lõpetada, siis eemalda kõik tegurid, mis võiksid sind segada. Logi välja sotsiaalvõrgustiku kanalitest, ära vaata oma postkasti ning määra telefon hääletuks. Väikesed tegurid võivad väga lihtsalt mõtet eksitada ja tööjärg kaob käest.  Planeeri sõltuvalt töö iseloomust kindlad ajad, millal tegeleda kirjadega postkastis, millal tegeleda kõnedega jne. Korrasta ka laud ja organiseeri paberid ning info.

4. Kogu kõik ühte kohta
Märkmed märkmepaberil, ülesanded ja kohtumised märkmikus, mobiilis ja arvutis – kas tuleb tuttav ette? Proovi mitte jaotada infot laiali, nii puudub terviklik ülevaade kõikidest olulistest tegevustest. Hea mõte on võtta kasutusele märkmik või planeerimistahvel, mis aitab plaane koostada nädala, kuu või ka aasta lõikes. Kui eesmärkide saavutamiseks on kaasatud meeskond, siis on hea, kui plaani käik ja erinevad tähtajad on kõigile ühtselt planeerimistahvlilt näha. Nii ei kao järg käest ja saab vajadusel lihtsalt teha muudatusi.

5. Võta plaanide koostamisel arvesse enda isikupära
On palju erinevaid võimalusi, kuidas oma nädalat praktiliselt ja võimalikult optimaalselt planeerida. Kõige aluseks on siiski see, et peab selge olema, milline töökorraldus sulle kõige paremini sobib. Kas sulle meeldib teha tööd kuulates kõrvaklappidest muusikat, või eelistad vaikust? Kas sulle meeldib teha intensiivset tööd ning sinna juurde tihedaid lühikesi pause või lülitad end kogu ümbitsevast välja mitmeks tunniks ja sukeldud ülesandesse. Seda kõike arvesse võttes koosta plaan, mis sobib sinu isiksusega kõige paremini ning loo endale hea nädalakava, millele toetudes saad ülesanded paremini ja kiiremini täidetud.